Magellano Incoming

Software gestionale per affitti turistici

Basta con i tabelloni cartacei, gli evidenziatori o le matite colorate!
Per il tuo booking scegli Magellano.

Per chi è Magellano

Magellano è il prodotto ideale per operatori turistici incoming: Tour Operator, Agenzie Turistiche, Agenzie di Viaggio, Agenzie Immobiliari, Associazioni e Consorzi Turistici, Centri Booking ed a tutti coloro che gestiscono un portafoglio di strutture ricettive.

Cos’è Magellano

E’ una procedura gestionale ideata appositamente per gli operatori professionali del turismo che permette di risolvere le problematiche presentate dalla gestione degli affitti turistici seguendo un flusso operativo che può essere così sintetizzato:

preventivo, richiesta di disponibilità, registrazione di opzioni, registrazione di prenotazioni con gestione anticipi e saldi, lista arrivi, lista partenze, feedback, estratti conto agenzie e proprietari, fatturazione agenzie, statistiche periodiche.

Le disponibilità e le prenotazioni

Il cuore della procedura è un tabellone grafico (booking list) nel quale sono riportate le disponibilità degli alloggi, le opzioni e le prenotazioni registrate. E’ stato progettato per poter effettuare tutte le azioni necessarie all’attività gestionale: inserimento di opzioni e prenotazioni, spostamenti, scambi, inserimento periodi non prenotabili, stop sales dei proprietari, modifica date di arrivo e partenza, stampa grafica delle disponibilità, ecc.

La booking è composta da righe contenenti tutti gli alloggi gestiti, i relativi posti letto, la tipologia e lo stato degli alloggi e da colonne contenenti i giorni o le settimane (possono essere gestite contemporaneamente sia la booking giornaliera che quella settimanale).

I periodi occupati vengono visualizzati con colore differente per identificare a colpo d’occhio le opzioni, le prenotazioni dei clienti e le prenotazioni di ogni singola agenzia.

La generazione della booking list è completamente dinamica, si possono scegliere il mese di inizio ed il numero dei mesi visualizzati; inoltre, con il booking manager, è possibile impostare selezioni che consentono di visualizzare solo gli alloggi che rispondono a certe caratteristiche (area geografica, tipologia, categoria, posti letto, piscina, ecc.). Un altro utile strumento permette di visualizzare solo gli alloggi disponibili nel periodo scelto.

La gestione delle opzioni e delle prenotazioni è semplice ed intuitiva, consente il calcolo automatico dell’importo finale considerando il periodo scelto (giorni/settimane), i listini dell’alloggio con i relativi cambi di stagionalità, il trattamento, i servizi aggiuntivi richiesti dal cliente, le promozioni, gli eventuali sconti e/o commissioni agenzia; vengono calcolati automaticamente anche l’anticipo ed il saldo con le relative scadenze di pagamento e vengono generati la conferma di prenotazione al cliente, la conferma al proprietario, il voucher da stampare o da inviare per posta elettronica.

Gli alloggi e le stagionalità

Per ogni alloggio (appartamento, camera, ecc.) è presente una vasta scheda informativa nella quale è possibile inserire tutti i dati anagrafici dell’alloggio stesso, le sue caratteristiche, la tipologia, l’area geografica, la categoria, la descrizione in 5 lingue, i servizi interni ed esterni, i servizi a pagamento, le foto ed i listini; quest’ultimi possono essere giornalieri e/o settimanali e possono essere registrati in valuta, per trattamento e per anno.

Il link alla pagina del sito internet, i periodi di affittabilità, le informazioni utili sulle località turistiche e le distanze dai servizi principali (fermata autobus, stazione, aeroporto, ecc.) completano la scheda dell’alloggio.

Soprattutto per coloro che gestiscono un numero elevato di alloggi, si verifica spesso che le stagionalità di vendita o di acquisto siano differenti per singoli alloggi; Magellano ha pensato anche a questo, infatti è possibile assegnare una stagionalità diversa per ogni singola struttura (o gruppi di strutture) al fine di poter effettuare i conteggi corretti durante la prenotazione.
Le stagionalità possono essere impostate anche per agenzia e/o proprietario per consentire la massima flessibilità nei contratti.

La gestione dei clienti e delle agenzie

Particolare attenzione è stata prestata alla scheda del cliente e dell’agenzia perché sappiamo quanto sia importante catalogare più informazioni possibili da utilizzare per statistiche, per effettuare azioni di marketing o più semplicemente per evitare di inserire gli stessi dati più volte.

Nella scheda, oltre ai dati anagrafici ed ai recapiti telefonici ed internet, sono presenti alcune informazioni per automatizzare l’inserimento di prenotazioni (listino, eventuale sconto o commissione, lingua, valuta, percentuale di anticipo, tipologia di pagamento, gestione penali, ecc.), è presente uno storico per visualizzare in ordine cronologico le prenotazioni precedenti del cliente e dell’agenzia con l’indicazione dell’alloggio, delle date di arrivo e partenza, l’importo pagato, ecc.

Nella scheda sono presenti anche la categoria, la nazione, l’area geografica e il canale di provenienza necessari per la generazione di utilissime statistiche.

L’integrazione con i comuni strumenti di office automation quali Microsoft Word e Microsoft Outlook, consente di gestire la stampa di messaggi promozionali, le stampe di buste ed etichette e l’invio di messaggi di posta elettronica.

I proprietari

Per la gestione del rapporto con i proprietari degli alloggi sono state realizzate una serie di funzioni che permettono la massima personalizzazione; per ogni proprietario è possibile memorizzare tutti i dati anagrafici, il contratto e soprattutto il tipo di rapporto se a richiesta o vuoto per pieno. Nel primo caso si possono inserire i listini di acquisto o la commissione riconosciuta, nel secondo caso è possibile stabilire l’importo totale suddiviso in varie rate con le relative scadenze di pagamento; Magellano permette anche la gestione mista.

Si possono memorizzare anche tutti gli acconti versati e/o le spese sostenute per conto del proprietario con importi, date e riferimenti.

Altre utili funzioni per i proprietari sono: l’estratto conto con il riepilogo dei movimenti (soggiorni, anticipi, spese), il resoconto periodico, le scadenze di pagamento e la comunicazione degli arrivi.

Il ricevimento del cliente

Per coloro che effettuano anche il ricevimento del cliente sono presenti una serie di funzionalità sviluppate per rendere veloce e semplice l’accoglienza e per eliminare l’utilizzo di blocchetti e appunti, calcolatrici e tutte le procedure manuali. Sappiamo perfettamente quanto sia caotico l’arrivo del cliente soprattutto per coloro che hanno un giorno fisso di inizio soggiorno ed è per questo che abbiamo ottimizzato tutte le procedure necessarie per poter effettuare l’arrivo con pochi click.

Oltre alla lista arrivi, presente in vari formati per essere utilizzata a secondo delle esigenze, è possibile addebitare al cliente i servizi aggiuntivi (biancheria, pulizie finali, forfait consumi, ecc.), emettere un estratto conto con il saldo da pagare, gestire la cauzione con l’emissione di una ricevuta, stampare l’inventario dell’alloggio, memorizzare i contatori, registrare la schedina di notifica con possibilità di invio tramite e-mail (dove previsto).

I documenti e le e-mail

Oltre alle numerose stampe gestionali (lista prenotazioni, arrivi, partenze, lista stato alloggi, estratti conto, statistiche, ecc.), vengono generati automaticamente alcuni documenti a corredo della prenotazione quali: conferma al cliente/agenzia, conferma al proprietario, voucher e scheda interna.

Per tutte le stampe può essere attivata l’anteprima, l’invio tramite fax o e-mail e l’esportazione in vari formati (PDF, Word, HTML, Excel, ecc.). Le conferme al cliente/agenzia ed il voucher possono essere stampate in lingua, attualmente sono disponibili: italiano, inglese, tedesco, francese ed olandese. E’ possibile, inoltre, creare autonomamente alcuni documenti con Microsoft Word e collegarli a Magellano.

Un semplice ma completo editor consente di creare alcuni documenti master, sempre in 5 lingue, da inviare per posta elettronica; alcuni esempi: preventivo, comunicazione per scadenza opzione, sollecito di pagamento, feedback, notifiche ad agenzie, ecc.

La gestione finanziaria e contabile

Una serie di strumenti consentono di tenere sotto controllo la gestione finanziaria e contabile dell’azienda, infatti è possibile generare estratti conto per clienti, agenzie e proprietari, gestire le penali per gli annullamenti sia attivi (clienti ed agenzie) che passivi (proprietari), controllare le scadenze di pagamento di anticipi e saldi, inviare solleciti di pagamento, registrare incassi singoli o cumulativi, emettere ricevute e fatture a clienti ed agenzie, effettuare registrazioni di prima nota.

Le statistiche

In ogni azienda risulta importante verificare l’andamento dell’attività passata ma avere anche previsioni per quella futura; Magellano fornisce un pacchetto di statistiche realizzate per fornire questi risultati, infatti è possibile richiedere, per il periodo desiderato, statistiche clienti (nazionalità, categoria, canale di provenienza, ecc.), statistiche per alloggio (tipologia, area geografica, percentuale di occupazione giornaliera e settimanale), statistiche agenzie, totali mensili per competenza e statistiche proprietari. Per ciascuna delle statistiche citate vengono forniti il totale di vendita, l’utile in valore e percentuale, il numero dei giorni e delle settimane, le percentuali di incidenza sull’utile, sulle presenze e sulle prenotazioni.

Per coloro che gestiscono anche il ricevimento del cliente, vengono generati importanti resoconti anche per i servizi aggiuntivi a pagamento addebitati (biancheria, pulizie finali, ecc.).

Magellano ed il Web

Internet è diventato ormai uno ‘strumento’ imprescindibile per tutti gli operatori del turismo e risulta indispensabile integrare i sistemi gestionali utilizzati all’interno dell’azienda con il proprio sito o portale. Magellano può fare tutto questo con due prodotti aggiuntivi: e-Booking Professional (sistema di prenotazioni online) ed e-Catalogue (catalogo Web dinamico di strutture ricettive).

L’integrazione con la nostra piattaforma di prenotazioni Web denominata e-Booking Professional consente di rendere pubbliche le disponibilità e permette diverse politiche di accesso ad agenzie, proprietari e clienti diretti, infatti con e-Booking Professional è possibile effettuare transazioni sia da parte delle agenzie che dei proprietari B2B (business to business) tramite accesso riservato, sia dai turisti B2C (business to consumer) che possono prenotare e pagare con carta di credito.

Il software e-Catalogue permette l’aggiornamento autonomo del proprio sito o portale internet tramite la pubblicazione degli alloggi presenti nell’anagrafica di Magellano. E’ possibile inserire e modificare gli alloggi off line, senza dover essere collegati ad internet, e poi, con una semplice esportazione automatica, trasferire tutti i dati sul proprio sito.

A corredo di e-Catalogue sono presenti una serie di moduli aggiuntivi per arricchire il sito: editor online per gestione di news, offerte, last minute, ecc., mailing list con importazione su Microsoft Outlook, gestione della posizione geografica degli alloggi tramite Google Maps, salvataggio di POI (point of interest) per navigatori satellitari, guest book, gestione preferiti e tanti altri.

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