Magellano House

Software gestionale per strutture ricettive extra alberghiere

Vuoi continuare ad utilizzare agende e foglietti?
Cambia il tuo modo di lavorare con Magellano.

Per chi è Magellano

Magellano è il prodotto ideale per Aziende Agrituristiche, Residence, Bed & Breakfast, Case vacanza, Masserie, Proprietari di immobili e strutture ricettive extra alberghiere in genere.

Cos’è Magellano

E’ una procedura gestionale ideata appositamente per le strutture ricettive extra alberghiere che permette di soluzionare le problematiche presentate dalla gestione degli affitti per turismo seguendo un flusso operativo che può essere così sintetizzato:

preventivo, richiesta di disponibilità, registrazione di opzioni, registrazione di prenotazioni con gestione anticipi, check-in cliente, stampe schedine ed Istat, addebito servizi a pagamento (extra), check-out cliente con emissione estratto/ricevuta/fattura, feedback, estratti conto e fatturazione agenzie, statistiche periodiche.

Le disponibilità e le prenotazioni

Il cuore della procedura è un tabellone grafico (booking list) nel quale sono riportate le disponibilità degli alloggi, le opzioni e le prenotazioni registrate. E’ stato progettato per poter effettuare tutte le azioni necessarie all’attività gestionale: inserimento di opzioni e prenotazioni, spostamenti, scambi, inserimento periodi non prenotabili, modifica date di arrivo e partenza, check-in e check-out, stampa grafica delle disponibilità, ecc.

La booking è composta da righe contenenti tutti gli alloggi gestiti, i relativi posti letto, la tipologia e lo stato degli alloggi e da colonne contenenti i giorni o le settimane (possono essere gestite contemporaneamente sia la booking giornaliera che quella settimanale). I periodi occupati vengono visualizzati con colore differente per identificare a colpo d’occhio le opzioni, le prenotazioni dei clienti e le prenotazioni di ogni singola agenzia.

La gestione delle opzioni e delle prenotazioni è semplice ed intuitiva, consente il calcolo automatico dell’importo finale considerando il periodo scelto (giorni/settimane), i listini dell’alloggio con i relativi cambi di stagionalità, il trattamento, i servizi aggiuntivi richiesti dal cliente, le promozioni, gli eventuali sconti e/o commissioni agenzia; vengono calcolati automaticamente anche l’anticipo ed il saldo con le relative scadenze di pagamento e vengono generati la conferma di prenotazione, il voucher da stampare o da inviare per posta elettronica.

Gli alloggi

Per ogni alloggio (appartamento, camera, ecc.) è presente una vasta scheda informativa nella quale è possibile inserire tutti i dati anagrafici dell’alloggio stesso, le sue caratteristiche, la descrizione in 5 lingue, i servizi interni ed esterni, i servizi a pagamento, le foto ed i listini; quest’ultimi possono essere giornalieri e/o settimanali e possono essere registrati in valuta, per trattamento e per anno.

Il link alla pagina del sito internet, i periodi di affittabilità, le informazioni utili sulle località turistiche e le distanze dai servizi principali (fermata autobus, stazione, aeroporto, ecc.) completano la scheda dell’alloggio.

La gestione del cliente

Particolare attenzione è stata prestata alla scheda del cliente perché sappiamo quanto sia importante catalogare più informazioni possibili da utilizzare per statistiche, per effettuare azioni di marketing o più semplicemente per evitare di inserire gli stessi dati più volte.

Nella scheda del cliente, oltre ai dati anagrafici ed ai recapiti telefonici ed internet, sono presenti alcune informazioni per automatizzare l’inserimento di prenotazioni (listino, eventuale sconto, lingua, valuta, percentuale di anticipo, tipologia di pagamento, dati della carta di credito, gestione penali, ecc.), è presente uno storico prenotazioni per visualizzare in ordine cronologico le visite precedenti del cliente con l’indicazione dell’alloggio, delle date di arrivo e partenza, l’importo pagato, ecc.; sono presenti anche i dati Istat del cliente e dei familiari che vengono utilizzati per l’emissione della schedina di notifica.

Nella scheda sono presenti anche la categoria, la nazione, l’area geografica e il canale di provenienza necessari per la generazione di utilissime statistiche.

L’integrazione con i comuni strumenti di office automation quali Microsoft Word e Microsoft Outlook, consente di gestire la stampa di messaggi promozionali, le stampe di buste ed etichette e l’invio di messaggi di posta elettronica.

Le schedine di notifica e l'Istat

Tanto tempo si dedica alla registrazione manuale delle schedine di notifica e molto di più per compilare i modelli Istat previsti per le strutture ricettive. Con Magellano tutto questo diventerà solo un brutto ricordo.

Le schedine di notifica vengono generate automaticamente prendendo le informazioni dalla scheda del cliente e vengono stampate e/o inviate alla Questura per posta elettronica (dove previsto). Nella schedina sono riportati tutti i riferimenti alla normativa sulla Privacy. E’ possibile stampare per data anche un elenco delle schedine da inviare agli Enti che lo richiedono.

I modelli Istat gestiti sono l’Istat C/59 (giornaliero) e la Tavola di Spoglio (quindicinale o mensile); questi vengono generati automaticamente e, dove previsto, si possono inviare per via telematica.

Il soggiorno del cliente

Magellano prevede tutte le funzionalità per la gestione del soggiorno del cliente: lista arrivi, check-in, addebito servizi aggiuntivi, lista addebiti, lista partenze, check-out con emissione di estratti conto e documenti fiscali.

Altri strumenti molto utili sono: la lista della situazione degli alloggi per pianificare le pulizie, l’elenco dei compleanni dei clienti alloggiati, l’archiviazione della scheda del cliente ed il feedback da inviare al cliente per posta elettronica dopo il soggiorno per avere le sue opinioni ed i suoi commenti.

I documenti e le e-mail

Oltre alle numerose stampe gestionali (lista prenotazioni, arrivi, partenze, lista stato alloggi, estratti conto, statistiche, ecc.), vengono generati automaticamente alcuni documenti a corredo della prenotazione quali: conferma al cliente, voucher e scheda interna.

Per tutte le stampe può essere attivata l’anteprima, l’invio tramite fax o e-mail e l’esportazione in vari formati (PDF, Word, HTML, Excel, ecc.). La conferma al cliente ed il voucher possono essere stampate in lingua, attualmente sono disponibili: italiano, inglese, tedesco, francese ed olandese. E’ possibile, inoltre, creare autonomamente alcuni documenti con Microsoft Word e collegarli a Magellano.

Un semplice ma completo editor consente di creare alcuni documenti master, sempre in 5 lingue, da inviare per posta elettronica; alcuni esempi: preventivo, comunicazione per scadenza opzione, sollecito di pagamento, feedback, notifiche ad agenzie, ecc.

La gestione finanziaria e contabile

Una serie di strumenti consentono di tenere sotto controllo la gestione finanziaria e contabile dell’azienda, infatti è possibile generare estratti conto per clienti e agenzie, gestire le penali per gli annullamenti, controllare le scadenze di pagamento di anticipi e saldi, inviare solleciti di pagamento, registrare incassi singoli o cumulativi, emettere ricevute e fatture a clienti ed agenzie, effettuare registrazioni di prima nota.

Le statistiche

In ogni azienda risulta importante verificare l’andamento dell’attività passata ma avere anche previsioni per quella futura; Magellano fornisce un pacchetto di statistiche realizzate per fornire questi risultati, infatti è possibile richiedere, per il periodo desiderato, statistiche clienti (nazionalità, categoria, canale di provenienza, ecc.), statistiche per alloggio, percentuali di occupazione giornaliera e settimanale, resoconto delle agenzie, totali mensili per competenza. Per ciascuna delle statistiche citate vengono forniti il totale di vendita, l’utile in valore e percentuale, il numero dei giorni e delle settimane, le percentuali di incidenza sull’utile, sulle presenze e sulle prenotazioni.

Importanti resoconti vengono generati anche per i servizi aggiuntivi addebitati al cliente durante il soggiorno; i dati possono essere analitici o raggruppati per reparto.

Magellano ed il Web

Internet è diventato ormai uno ‘strumento’ indispensabile per le strutture ricettive e per il turismo in genere ed è sempre più sentita l’esigenza di inserire sul proprio sito un sistema di prenotazioni online. Magellano è completamente integrato con la nostra piattaforma di prenotazioni Web denominata e-Booking Easy che può essere inserita, in pochi minuti, in qualsiasi sito.

Con e-Booking Easy è possibile far effettuare transazioni sia dalle agenzie, B2B (business to business) tramite accesso riservato, sia dai turisti B2C (business to consumer) che possono prenotare e pagare con carta di credito.

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